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率化を目指すなら“小口現金廃止”
口現金精算とは

 

小口現金精算とは、日々の細かな支払いや社員の経費精算などのために

手元に用意してある現金で、金庫の中に数万円程度ストックしておくもの。

 

経費の支払をした営業担当者などにとっては、

立て替え分の精算期間が短いことがメリットになります。

 

しかし、経理担当者にとっては、入出金のたびにその内容を出納帳に書き込み、

毎日の業務終了後は残高を数えて会計帳簿と一致しているかを確認します。

もし、一致しなければもう一度数え直したり、領収書をチェックしたりと、

手間と時間がかかり、とても面倒な作業なのです。

 

また、小口現金精算の存在は、社員や経理スタッフの業務を滞らせるだけでなく、

横領など不正の温床となることも。

 

手間と時間がかかり、面倒で、しかも盗難や紛失、横領のリスクもある

「小口現金精算」を廃止しませんか?仕事の効率がグッと上がりますよ。


口現金精算のメリット・デメリット

●メリット

 

毎日負担となっている残高確認と帳簿記入業務をなくすことができます。

そして、経費精算を1ヶ月分まとめてすることにより効率化につながり、

盗難や紛失、横領というリスクからも開放されます。

 

また、立て替えをした社員の申請やそれを承認する上長も手間が取られています。

ですので、この時間を削減すれば、本来取り組むべき業務に集中することができ、

会社全体で生産性を高めることができるのです。

 

 

●デメリット

 

デメリットば、社員が立て替えて支払った経費の精算が遅くなってしまうこと。

その対策としては、事前に仮払金として一定額を支給し、残額を精算するという

方法があります。

 

 

小口現金精算を廃止するメリットは上記以外にも、たくさんあります。

これを行った副次効果ですが、「毎月の経費支出額が減少する!」という話も…。

 

興味がでてきましたか?

次は、小口現金精算廃止“5つのルール”をご紹介します。


口現金精算廃止への道“5つのルール”

<ご提案!“小口現金精算廃止5つのルール”>

 

①金庫を廃止する

手元の現金は全て口座等に預け入れ、小口現金の出納帳をなくす。

 

②立替経費は給与と一緒に振り込む

現金で支払う必要のある経費は社員が一旦立て替え、後日まとめて給与と一緒に振り込む。

 

③口座振替・クレジットカード決済にする

口座振替を利用することにより現金でのやりとりをなくします。

口座振替が行えない場合は、コーポレートカードを利用し決済を行います。

 

④一部社員には仮払金支給を実施する

毎月金額の大きい立て替えを行う社員に対しては、事前に仮払金として一定額を支給し、

給与支給と同時に残額を精算します。

 

⑤月末1回の締め日を設定する

月末など、定期的な時期で区切り給与計算と同時に精算します。

 

 

経費精算は毎日やると大変な作業ですが、月に1度まとめて行えば効率良く進められます。

また、給料振込みと一緒にすれば、現金の出し入れをする必要がなくなるという利点も。

 

実質の経費精算作業はチェックと給料計算システムへの入力だけになり、

経理業務を合理化させることができるのです。

 

小口現金精算を廃止するメリットはたくさんありますので、経費精算のシステムを導入し、

経費精算のルールを決め、経理業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか?

 

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