●小口現金とは
端的にいうと、小口現金とは、会社が準備している現金のことです。
現金そのものを多額に所持していると、盗難や紛失の恐れがあるので現金を極力社
内には保管しないで銀行に預金しておきます。
しかし、日常のこまごまとした支払の決済を行う手段としては不向きです。
そこで、会議のお茶代や立替経費の精算といった、日々発生する少額の支払いに備
えてある程度の現金を会社の金庫に保管しておいたほうが便利です。
その会社の金庫で保管しているお金が現金です。しかし、銀行預金だけしか持たな
いよりは便利とはいえ、従業員の立て替えた交通費の精算やお茶代など、こまごま
と支払のつど金庫を開けて出金を行い、その都度出金伝票を作成するというのは面
倒で、頻繁に金庫を開け閉めするのは安全管理上、このましくありません。
そこで金庫に保管していた現金の一部の管理を小口現金の担当者に任せ、
この担当者が管理する現金によって日常的な少額の経費の精算を行うようにしたも
のが小口現金です。
●小口現金精算担当者のお仕事例
例、 ○○商事 ××支店の場合
条件 小口現金は、30万円/月 5日に支店用の銀行口座へ振込みされる
営業で使用した立替経費は、毎週木曜日に担当者へ提出
(金曜日~翌木曜日までの営業経費)
立替経費分を月曜日に現金渡し
月末までの全精算をまとめ、使用金額を本社へ連絡
・小口現金精算担当者
月初
本社より支給された小口用現金を銀行より出金
支店にて小金庫で保管
毎週のルーチン
立替経費がある場合、木曜日に提出してもらうために周知連絡
各申請者より立替領収証・移動交通費精算書の受取
領収証・移動交通費精算書の確認
各申請者毎に立替金額を算出
小金庫より出金金額を準備
各申請者に立替金額渡し
月末
毎週行った経費精算の領収証・移動交通費精算書を全てまとめ使用金額算出
小金庫の残金確認
使用金額と残金の合計が30万円になるか確認
経費書類を全てまとめ本社へ提出
使用分の金額を口座へ振り込みをしてもらう
作成書類
現金を使用した履歴を残す、小口現金出納帳を作成
支店内の経費を全てまとめた経費精算書作成
※小口現金精算方法については、会社ごとさまざまです。
現在は、現金での支給をやめて振込や給与に上乗せする方法を取っている会社も
あります。
●小口現金精算担当者としての心構え
現金を直接扱う重要な業務です。会社の大切なお金を扱っている意識は常に必要で
す。
経費申請者にお金を渡す立場にある自分は、偉いと勘違いはしてはいけません。
申請してくれる人がいるから仕事が出来るのです。申請者の金銭的負担を減らし営
業しやすくする事が重要になります。いつも仕事を頂きありがとうと言う気持ちを
忘れずに、誰に対しても平等な対応が必要な業務です。
会社の経費として認められるものか判断する事も重要です。会社ごと経費規程が
あります。
規程条件を念頭におき経費精算の確認をする事が必要な業務と言う事を忘れ
ないで下さい。
●小口現金精算処理後の行方
小口現金精算にてまとめた、領収証・精算書・出納帳などを全て本社へ送ります。
本社では、届いた書類を全て確認して書類は決算書類としてまとめ、
精算金額は、会計ソフトに入力しデータとしてまとめ、損益の計算数値の一部とし
て、会社の方向性を決めていく重要な数値になっていきます。
目の前の精算だけをするのではなく、会社の方向性を左右する業務の一部と考える
だけで、責任感をもち一生懸命に取り組める業務のです。
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