イベントには様々なタイプのものがあり、定期的に同じ場所で開かれているようなものもあれば、
季節、更には数年に一度というような限られたものもあります。
そんな多種多様のイベントを成功させるには、
スタッフの役割分担をし、担当がそれぞれの仕事を完璧に行うことが重要です。
では、具体的にどのような役割があるのでしょうか?
次ような規模のイベントを想定し、当日必要な役割分担の例をご紹介します。
★イベントの概要★
・来場人数は200~300名程
・ビジネス関連のイベントでセッションがメイン
・運営は自社メンバーで
<運営の仕事>
運営チームの役割は、来場者の方々が快適に過ごすことができるようにすること。
▼「運営マニュアル」の準備
イベントに関する全体的な内容をスタッフと共有するためのもの。
当日イベントに関わるスタッフ全員の認識を一致させるために有効です。
▼受付
来場者の方を迎える最初のおもてなしの場所になります。
お待たせすることなく、スムーズに会場へ通すことが大切です。
▼誘導
イベント会場の様子に応じて配置します。
来場者の方が迷いそうなポイントに誘導スタッフを配置すると良いでしょう。
<進行の仕事>
進行チームの役割は、イベントのプログラムをスムーズに進めるようにすること。
▼「進行台本」の用意
イベントのプログラムを時系列に並べ、どの時間にどのようなことをするのかを
まとめたもので、司会のナレーションや音響のタイミングなどもここに含みます。
▼司会や登壇者のリハーサル、キュー出し
段取りの説明をしたり、司会のナレーションや登壇者のステージへ上がるタイミング、
音響や映像のキュー出しをするのも進行の役割です。
▼映像、照明、音響など
イベント当日、プログラムが始まるまでの間に映像や音楽を流したり、
プログラムが始まったら会場の照明を落としたりします。
<全体責任者>
運営と進行を同時に確認しながら、イベントを統括するのが全体責任者。
イベントの「6W2H」を基本に、様々な側面から全体を見渡すのが役割です。
●イベント成功のコツ「6W2H」
・why…なぜ:実施の動機や背景、何を達成するために開催するのか
・Who…誰が:組織の誰が責任主体で、誰を関係者・協力者とするのか
・Whom…誰に:参加してほしいのは誰か
・what…何を:イベント後のアクションを引き出すために必要なコンテンツは
・when…いつ:参加者に集まってもらうために、どの時期、曜日、時間帯に開催・告知するか
・where…どこで:参加しやすく、イベントを実現するために最適な場所はどこか
・how…どのように:参加者が快適に楽しめるイベントの進行は
・how much…どれだけ:予算はどれくらいか
イベントを成功させるために、上記のような役割を各自が意識し、
当日に慌てないようにすることがとても重要です。
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